Reicht eine PDF-Rechnung als E-Rechnung aus?

Nein. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne der Pflicht. Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung; verlangt werden strukturierte, maschinenlesbare Daten, die das System des Empfängers ohne Abtippen verarbeiten kann. Zulässig sind XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML). ZUGFeRD sieht für den Menschen weiterhin wie ein PDF aus — der Unterschied liegt in den eingebetteten Daten. Stand: 8 October 2026. Die Regelungen zur E-Rechnung ändern sich derzeit häufig — prüfen Sie das Datum vor einer Entscheidung gegen die aktuelle Veröffentlichung des BMF.

XRechnung ist reines XML: maschinenlesbar, für Menschen unhandlich, und der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. ZUGFeRD ist ein hybrides Format — ein normal lesbares PDF mit demselben strukturierten XML darin. Beide erfüllen die Anforderung; ZUGFeRD ist im Umgang mit Kunden meist angenehmer, weil der Empfänger weiterhin ein Dokument sieht, das er kennt.

Ja. Für B2B ist kein bestimmtes Netzwerk vorgeschrieben — E-Mail ist ein zulässiger Übertragungsweg. Verpflichtend ist das Format der Rechnung, nicht der Kanal. Das ist der Punkt, der am häufigsten falsch verstanden wird: Sie brauchen kein Portal, Sie brauchen die richtige Datei.